怎样成功组织一次会议?
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发布时间:2014-08-22 15:13:00

无论是在企业还是在政府、事业单位,各种各样的会议都是必不可少的。我们有时是会议的参加者,有时也要扮演会议组织者的角色。如果上级交给我们一次会议组织的任务,怎样才能把它做到完美呢?

第一、明确会议的主题。如果一个会议的组织任务是由上级指派,那么交给我们任务的上级领导一般会把会议主题交代给我们,我们要做的就是与上级把会议主题确认好。如果我们自己就是会议的发起者,那么就要尽量把会议主题讲得明确些、具体些,而且要保证会议主题的有效性和合理性,不要为了一些可开可不开的会议去占用大量的时间。

第二、确定会议参加人员。会议参加人员可以由上级指定,也可以由我们发起者来根据会议的主题来确定,主要是和会议主题高度相关的人。除了会议参与人员,有时还会需要一些旁听和服务人员等。现在人们的工作节奏日益加快,单位时间内的工作量也在日益增加。因此为了不影响其他人的正常工作,在确定与会人员名单时要尽量遵循高度相关的原则,即与会人员一定是要和会议内容有关联的,尽量不要扩大会议规模,把一些无关紧要人员囊括进来。

第三、确定会议时间、地点。由于要留出足够的时间做其他材料的准备,因此要尽量提早把会议的时间和地点确定下来同时预订会议的场所,防止被其他会议挤占。时间、地点如果中途有所变化也要及时将更改通知下发到与会人员。如果不是比较紧急的会议,尽量把时间放在大家工作不是很紧张的阶段。班前班后时间开会虽然会让与会者感到不快,却也是节约工作时间、保证工作效率的一种常用办法。

第四、与会人员通知。对于通知与会人员一定做到有反馈,即参加或者不能参加都要收到回应,不能参加要尽量搞清原因,加以备案。为防止中途人员有所变化,在开会的几个小时之前还需要确认一遍。当然通知相关人员时并不是越早越好,因为太早了会产生遗忘,所以会前的一天或者半天再通知一遍效果最好。

第五、会议材料准备。如果是讨论型的会议,大家都会自己准备发言材料,如果是通知型或者混合型的会议,会议组织者们还需要提前准备会议材料。对于需要在电脑上进行演示的材料,需要搜集详细的数据和文字等,尽量将其做的充实。对于需要打印出来的纸质材料,为了防止因修改导致浪费,尽量放在会议开始前的半天、完成终稿后再打印。

第六、会议记录。如果有专门的会议记录人员,则会议组织者只要交代其记录要点即可。如果没有专门人员,那么会议组织者还要兼任记录员的工作。会议记录既要讲究快又要讲究全,所以记录时尽量将每个人的发言分成几个要点,会后再根据回忆将其充实起来。

第七、会议节奏的掌握。会议一般有时间限制,所以为了防止超时,会议组织者和主持者要注意对会议节奏和进度的把握。当某些环节耗时过多时要注意在下个环节节省时间,如果某个讲话时间过长要提醒他长话短说。

第八、会议总结。有了完整的会议记录之后,可以当场做一些会议的总结,比如时间、地点、与会人员、会议主题、会议讨论的结果、达成的共识等等。会后再将其提炼或者充实做成正式的会议总结下发给与会人员。